02|时间管理：如何提高工作效率？

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===== 02|时间管理：如何提高工作效率？ =====
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你好，欢迎来到《如何成为会工作的高手》。这一讲我们关注一个话题，怎么提高工作效率，这一讲的内容，节选来自汤君健老师主讲的《怎样成为时间管理的高手》。

要想管理好你的时间，提高工作效率，好计划，并且执行好计划很重要。不过，说到计划，很多时候，我们会有不少误解。为什么要做一个计划呢？未来有那么多的不确定性，关键还是得靠执行啊。或者，做个计划太麻烦了，有那个时间我把事情都做了好几件了。

为什么要做计划？

答案很简单，计划有两个基本的功能： 规划和备忘。

规划，是制定出实现目标的有效路径；备忘，则可以帮助你执行时方向清晰、全情投入。

有本书叫《高效能人士的七个习惯》，你可能读过。在这本书里有这么一个说法，我很喜欢：

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    “任何事情都是先在头脑中构思，也就是智力上的第一次创造，然后再付诸实践，也就是体力上的第二次创造”


的过程，我们就可以把它叫做计划。在时间管理中，你还要把头脑中的计划，落实到纸面上，也就是可视化。

把计划可视化这一步非常重要。人的大脑，就相当于电脑的内存，是用来运算、处理信息、指挥身体的，如果你用它来记忆存储太多信息，会降低它的工作效率。把计划可视化，本质是帮助你释放“内存”。也就是：

用你的头脑来制定计划，用可视化的计划表指挥你的行动。

这一讲我会介绍两个计划表，一个我把它叫做“极简的项目管理表”，另一个是“日历表”。对于时间管理来说，它们很基础，但是特别重要。

==== 极简的项目管理表 ====

当然，对于那些只需要被动响应、执行的工作；或者是简单重复，每天变化不大的工作；再或者那些很快就能完成的小工作，你不需要花时间去做计划。

但如果当你需要完成的工作是比较复杂的、时间线比较长的，比如“利用一个季度的时间，提升5%的订单转化率”“三周的时间，进行公司年会的筹备”等等，那么一个事前计划就很有必要了。

通常我们会把这种工作称为一个项目，以项目为单位做计划，有两个最基本的动作：

**分拆子项目和设定截止日期。**

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分拆子项目是为了让一个复杂的项目，变得清晰、可行，完成分拆后的工作包，能给你带来阶段性的目标感、成就感。

你可以按照项目的工作内容属性，进行分拆。比如说，如果你是一个行政专员，你要进行年会筹备，这件事就可以分拆为：选场地、排节目、买礼物等等。

或者你还可以按照项目的阶段属性进行拆分，比如：年会开始前、年会进行中、后续收尾工作等等。

不过总的来说，把项目变成并行，也就是几个项目同时进行，要比把项目变成串行，也就是项目挨个进行要更有效率。

这也不难理解，就好比你要准备晚饭，可以先把水烧上，烧水的同时淘米、洗菜、切菜，这就叫并行，水烧开了，菜也备齐了。而串行呢，就是说先淘米、再洗菜、再烧水、再切菜。

并行意味着更多的子项目可以同时开展，而串行你就得等上游的时间了。

不过，不管是哪种拆分方法你都要注意三点：

首先，在计划阶段，不宜把工作和时间节点拆得过细，时间颗粒度一般到计划周期的下两级就行了。 例如，长度是一年的计划，按月去安排；季度计划，按周去安排。

其次，项目分拆应该尽量做到“不漏不重”。

不漏，也就是没有遗漏。简单的、直观的项目，你可能还不容易遗漏，但如果是大型的，或者复杂的项目，你在把项目分拆完之后，就得反过来问自己一个问题：“这些事都做完了，是不是代表工作就完成了？”

比如，我拿刚才年会的事情来说，你把项目拆分成了年会的选场地、排节目、买礼物等等大模块。结果，很容易就把邀请嘉宾这个很小的细节给落下了。

不重，就是说各个子项目，尽量是相互独立的。咱们还是拿年会准备为例，如果你这么分：表彰优秀员工和买礼物，就属于一个糟糕的分法，因为表彰优秀员工的奖品和年会抽奖的礼物，其实可以归为一类。

最后，如果你的项目需要别人配合完成，分拆的颗粒度可以跟着人走，要责任到人，而且是一个人。

可以出现一个人负责两个子项目的情况，但不要出现一个子项目有两个人负责的情况。如果出现多人负责，你要么把项目再拆细，要么，干脆指定一个全权负责人。

分拆完子项目之后，你需要把每一个子项目设置截止日期。

在工作中，我发现了一个有意思的现象，很多有所谓拖延症的人，他们往往以“这个工作没有办法预估工作量”为借口，不愿意给自己设置一个截止日期。

除非是他的老板强制要求他，否则他的大多数事情是没有截止日期的。这个习惯非常不好，设置截止日期这个动作，除了给你紧迫感，也能让你对时间有概念。

我观察到很多高效率的人，哪怕是第一次遇到的项目，也会给自己安排一个截止日期。就算没有完成，但至少有了概念，下次再遇到类似的事，预估的时间就会合理很多。

如果在你的计划中，需要别人的协作，请不要忘了在一开始，给对方也设置截止日期。

这里有一个小技巧，如果你是很生硬地说:"哎，那谁谁谁，三天之内把东西交上来。"

一般而言，对方是很反感的。你可以这么问对方:"那你看你什么时间之前能够做好？"

只要对方给的时间不是太离谱，一般而言，我就会接受，这个是心理学上的一个小秘密，叫做 “承诺与一致”。 通常情况下，人们不太愿意打破自己给出的承诺。

除了分拆子任务和设置截止日期两个基本动作，我还有两个小建议：

写下这个任务或项目的相关方，并且设置进度提示。

相关方指的是跟这个任务或项目相关的人，一个项目越复杂，涉及到的相关方越多。

如果不写下来，有可能你会忽略掉，这么做是帮你在一开始就把你的计划，放在一个组织的系统中去考虑，避免考虑不周，也能够提醒你及时跟相关方同步你的工作进展。

甚至有必要的话，你可以把这部分的计划和截止日期分享给相关方。

对于设置进度提示，我自己通常用excel做这张计划表时，会空出一栏，用颜色来提醒自己。

比如，严重拖后腿的工作，我把它标成红色，正常进度的我标成绿色。不要小看小小的色块，它可以非常直观地告诉你，你的计划，是否需要调整。

==== 日历表 ====

好了，我们说完了一个极简的项目管理表是怎么做的，再来说日历表。

如果说，项目管理表，是从事情本身出发，帮助你规划行动步骤；那么日历表，就是帮助你从时间的维度，来锁定重要的事情。

为了准备这门课，我专门让我一个已经工作了十几年的老部下，回答这么一个问题：

    我说：“你是负责员工关系的高级经理，那么，一周之内，你大概有多少的时间会花在员工身上？”
    她想了一下，告诉我：“怎么着也有1/3吧。”
    
于是我让她在接下来的一个星期，记录自己在不同的事情上所花的时间。


一周之后，她跑来找我，惊奇地告诉我，在过去的一个星期，她用于设计和实施员工关系方案的时间，花的不到1/5。其他大量的时间，是耗在了琐碎或者不重要的工作上。

这说明了什么？

说明了我们在时间上的“感觉”是靠不住的。如果你没有一个有效的工具去约束住你的时间，你很可能并不会真的花时间，去做那些对你来说重要的事情。

这就是为什么我们需要第二个计划工具，日历表。

日历表要怎么使用呢？我有三个经验和你分享。

首先，最重要的事先安排。

就好比你要往一个桶里装大石头、小石头和沙子。重要的事情先安排，就相当于先往桶里放大石头，再往缝隙里放入小石头和沙子。如果你的生活和工作，充斥着琐事，那就相当于先往桶里放沙子和小石头，那么很可能，大石头就塞不进去了。

这里说的重要的事情，有两类。 一类是短期需要完成、对工作结果有直接影响的。 这毫无疑问，必须首先安排去做，包括我们上面说的，你用项目表分拆出来的一系列子项目。

但还有一类重要的事情是容易被我们忽略的： 那就是短期可能对业绩提升、个人表现没有明显的帮助，但一旦长期投资，就会形成巨大红利的事情。

我曾经服务过的一家电商企业，有一个非常好的工作习惯：

就是提前半年，强制预约所有高管，每个季度三天的时间，花在顾客体验上。包括：

一天用来亲自接听顾客的投诉、一天用来到站点做配送员，还有一天在仓库做基础的物流工作。

说实话，类似顾客体验这种事，短期是不可能有质的改善的，对销售额的提升也帮助有限。高管们的时间更是非常紧张的。随便一个理由，例如，供应商约见、大促上线等等，都可以把“提升顾客体验”这件事给挤走。

但公司非常清楚，长期来看，顾客体验就是公司的生命线，只有顾客体验好，那些花里胡哨的促销、营销，才能真正发挥效果。

公司这样，个人也是这样。如果你的精力，从来不放在这一类长期重要的事情上，你到后面，就好像在沙子上起高楼，会越做越累。

类似的短期与长期的时间投资，在各个岗位其实都有。如果你是一名销售，那么除了短期降价促销，从长期来看，开发更多渠道，多拜访客户联络感情，就是你的长期投资。

如果你是一名猎头，除了短期的打电话、筛简历，拿出一部分时间，长期跟踪一些有潜力的候选人，和他们建立长期的合作关系，和他们一起成长，也是一种长期投资。

还有一类的“大石头”要放，那就是不能错过的重要的时间节点。

比如对销售来说，是客户的生日；

对管理者来说，可能是员工的入职纪念日；

对运营来说，某个需要重点运营的节日等等，都是需要提前在日历表里放进去的。

你可以根据自己具体情况，按周或者按月，甚至是季度，梳理和安排这些重要事情，在放完了这些“大石头”后，再安排其他的事情。

其次，好的日历计划，并不是填满你的每一个小时。恰恰相反，好的计划是有一定余地的，是有缓冲地带的。

你可能读过《稀缺》这本书，在这本书里，心理学家通过研究发现：

    我们的大脑，处理信息的能力是很有限的，而如果你的时间过于紧张，过于忙碌，你的前瞻性、认知能力等等就会出问题，人会变得短视，在遇到重要事情时，不能做出正确的决策


关于如何给自己留余地，我的经验是， 留出20%的缓冲地带。

比如，我一周拼尽全力，可以完成十个任务，那么我一般在一开始，就会计划完成八个。同样，如果我评估一个任务是十天可以完成，我一般会把截止日期争取到第十二天，给自己留出两天的余地。

最后，还有日计划，日计划说起来很简单： 也就是你这一天的任务清单。

结合你的项目管理表和日历表，每天早上，在记事本里，写下这一天必须完成的事情。每天工作结束之后，把今天完成的工作在本子上划掉。

你会发现，完成和交付一项项工作，划去一个个任务，是很让人满足的事情。

极简的项目管理表和日历表，二者结合在一起，是一套简单、实用并且强大的工具，可能你听说过不少时间管理工具，我认为对职场人来说，这两个是最基本、最有效的。

你可以根据自己的习惯，在电脑、手机上做，或者在纸上做，关键是你需要把“做计划”的习惯坚持下来。

==== 本讲小节 ====

好了，总结一下，在这一讲，我和你分享了两个做计划的好工具，分别是：

项目管理表和日历表。

关于项目管理表，你需要分拆子项目，并且设定截止日期；关于日历表，我和你分享了三个经验，分别是：

重要的事先安排进日历、在计划中留出一定的缓冲地带、做好日计划。

你现在就可以带着这两个工作，开始梳理你下一个阶段的工作，试试看工作效率有没有提高。

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